Com gestionar millor el teu correu electrònic

Quants e-mails hi ha ara mateix a la teva safata d'entrada? Si els pots veure tots sense necessitat de fer servir l'scroll, pots considerar-te una persona afortunada. Però si en tens tants que et sents completament desbordat, corres el risc de patir estrès. Perquè una safata d'entrada fora de control ens genera intranquil·litat. Mai acabem de fer net. I a major nombre de missatges, menys temps podem dedicar a cadascun d'ells. Ens costa més saber què diuen, establir prioritats i trobar el missatge que busquem. Aquesta incertesa provoca que en tot moment tinguem por d'oblidar-nos d'alguna cosa important: respondre a una pregunta, assistir a una reunió o enllestir una feina. En definitiva, som víctimes d'una sobrecàrrega de missatges. Però això té solució. I no té a veure amb comprar programes d'e-mail sofisticats ni amb renovar l'ordinador. Per tenir la safata d'entrada buida només és necessari seguir un mètode eficaç per gestionar els nostres missatges i ser disciplinat a l'hora d'aplicar-lo. Això és precisament el que ens proposem en el butlletí d'aquest mes. Esperem que els nostres consells et serveixin per treballar de forma més eficient i, sobretot, per viure més tranquil. I ara que comencem curs, no creus que és el millor moment per posar-los en pràctica?

L'origen del problema

El problema principal de la sobrecàrrega de missatges consisteix en fer servir el programa d'e-mail per a massa coses. Recorda que és una eina que només serveix per enviar i rebre missatges. No està pensada per desar arxius, tasques pendents, esdeveniments, contactes o adreces d’Internet. Per a cadascuna d'aquestes coses ja hi ha programes especialitzats. (Quan ens referim a ‘programes d’e-mail’ no ens referim a programes com el Microsoft Outlook, que en el fons és un conjunt de programes, sinó a programes que tenen com a funcionalitat principal enviar i rebre missatges.)

Com posar-hi remei

No et sentis obligat a respondre immediatament

No s'ha de confondre l'e-mail amb la missatgeria instantània. En la majoria de casos, la teva resposta pot esperar, així que t’aconsellem que acabis primer el que estàs fent abans d'ocupar-te dels nous missatges. I si les interrupcions et resulten especialment molestes, et recomanem que desactivis els avisos instantanis del programa de correu i el configuris per que faci comprovacions de nous missatges només cada quaranta minuts.

Mou els missatges al lloc adequat

Considera el programa d'e-mail com una oficina de correus. Les cartes que hi arriben no s'hi queden, sinó que són redirigides als destinataris corresponents. Amb la safata d'entrada passa el mateix. Els e-mails no s'hi han de quedar indefinidament, sinó que han de ser moguts allà on pertoqui segons el cas. En aquest sentit, és important fer una distinció: ocupar-se d'un missatge no significa resoldre el que demanen en l'e-mail, sinó processar-lo de la forma adequada. A la safata d'entrada hi arriben e-mails de tot tipus: encàrrecs, anuncis de reunions, preguntes, respostes, newsletters, power points new age, fotos de les vacances dels amics, consells del tipus 'mira-aquest-video-a-youtube', etc. No deixis que s'acumulin durant gaire temps a la teva safata d'entrada i mou-los al lloc apropiat.

• L’spam, a la paperera Evidentment, redirigeix aquests missatges a la paperera. Després parlarem d'aquest tema amb més detall.
• Les tasques, a la llista de coses pendents Si en el missatge et demanen que facis alguna cosa, tens dues opcions:
  • si la tasca es pot resoldre en menys de dos minuts, fes-la immediatament. Si la deixes per més endavant, el temps que invertiràs en buscar el missatge, llegir-lo i fer la tasca serà superior als dos minuts inicials.
  • si la tasca comporta més temps, afegeix-la a la teva llista de coses pendents. La majoria de persones fa servir algun sistema per tenir organitzades les coses que ha de fer: des dels més sofisticats als més elementals. En qualsevol cas, crea una nova tasca amb les instruccions detallades en l'e-mail i posa-li la data límit que correspongui. Un cop ho hagis fet, ja pots eliminar el missatge original.
• Els esdeveniments, al calendari Amb els esdeveniments el sistema és semblant. Obre l'agenda -sigui electrònica o de les de tota la vida- i afegeix l'esdeveniment de l'e-mail. Després, ja pots eliminar el missatge.
• Els arxius adjunts, a una carpeta El programa de mail no és un disc dur. Per això et recomanem que els documents adjunts que t'enviïn els desis on creguis oportú del teu ordinador.
• Els butlletins electrònics, llegits i esborrats Si tens temps, obre'l i fes-ne una lectura en diagonal. Si no, elimina'l. La majoria de vegades que els guardem per llegir-los més tard no ho acabem fent. I si la freqüència d'enviament de la publicació és alta, se'ns poden acumular uns quants números a la safata d'entrada. Si portes molt de temps sense llegir un butlletí determinat, potser ha arribat l'hora d'eliminar-lo de la teva dieta informativa (en parlem més avall).

Perd la por a eliminar missatges

Com hauràs vist, després de moure un missatge al lloc corresponent et recomanem eliminar l'e-mail original. No tinguis por de fer-ho, és una tasca necessària que has de fer sovint. Moltes persones es resisteixen a fer-ho. Potser perquè els missatges electrònics, a diferència dels de paper, ocupen molt poc espai i resulta fàcil conservar-los. Però no els subestimis. En el fons, són com la resta de missatges: requereixen la teva atenció. I com que l'atenció és limitada, no ens podem permetre el luxe de conservar coses d'importància dubtosa. No obstant, som conscients que hi ha missatges que és imprescindible conservar. En aquests casos, pots arxivar-los al teu ordinador. La majoria de programes d'e-mail permeten guardar missatges en diferents formats. Nosaltres et recomanem que els guardis en text pla i així no necessitaràs cap programa especial per obrir-los en el futur.

Buida la safata d'entrada un cop al dia

La sensació de tenir la safata d'entrada sense cap missatge dóna molta pau. L'has sentida alguna vegada? Buida-la un cop al dia, a l'hora que et resulti més còmode. Amb el temps es convertirà en un hàbit tan natural com rentar els plats després dels àpats i farà que visquis més tranquil.

Fes-te una dieta informativa

Es parla molt de les dietes alimentàries (sobretot abans i després de vacances), però poques vegades de les dietes informatives. I el cert és que no són menys importants, perquè també ajuden a millorar el nostre benestar. Una dieta informativa consisteix en triar les fonts d'informació a les que volem dedicar la nostra atenció. Poden ser diaris, revistes, programes de ràdio, de televisió, butlletins electrònics, blocs, etc. La idea de fons de tota dieta informativa és que la nostra capacitat de processar informació és limitada. Per tant, cal aprendre a dir no a moltes coses i decidir conscientment quines informacions són les que realment ens interessen. En el cas que ens ocupa avui, et recomanem que repassis un per un els butlletins electrònics als que estàs subscrit (inclòs el nostre) i et preguntis el següent:

• quina periodicitat té?
• m'interessa el que m'explica?
• val la pena el temps que li dedico?

La majoria de butlletins seriosos donen l'opció de donar-se de baixa, així que no et serà difícil quedar-te amb les fonts d'informació que realment t'importen (no cal dir que ens agradaria estar entre les escollides).

Utilitza eines per reduir l'spam

Rebre spam és molest i eliminar-lo porta temps, així que és imprescindible fer servir algun tipus de protecció per evitar que se saturi la nostra safata d'entrada. D'eines per reduir l'spam n'hi ha de dos tipus: les que s'instal·len en el teu ordinador i les que s'instal·len en el servidor de correu que rep els missatges que s'envien a la teva adreça. La majoria de programes d'e-mail ja porten incorporat algun sistema antispam. A més, també permeten a l'usuari indicar manualment quins missatges són correu brossa per tal que en el futur el sistema els elimini automàticament. Pel que fa als sistemes antispam que s'instal·len en el servidor, n'hi ha de molts tipus, però en el fons tots intenten evitar que els missatges fraudulents arribin a la bústia del destinatari. És important que el teu servidor de correu en faci servir algun. A Perception fem servir, entre d'altres, tècniques com ara el Greylisting, DSNBL's i el programa SpamAssassin.

En conclusió

Tenir la safata d’entrada ordenada és una qüestió de mètode. A Perception et proposem aquest, però n’hi ha d’altres. En qualsevol cas, et recomanem que provis tu mateix els consells que proposem i et quedis amb els que et resulten més útils.